Chỉ giao việc cho một vài nhân viên quen thuộc: Sai lầm trong quản lý hầu như sếp nào cũng mắc phải

Khi nhà quản lý luôn giao việc cho một số nhân viên quen thuộc sẽ dẫn đến những người làm việc tốt sẽ cảm thấy mệt mỏi. Trong khi các nhân viên có năng lực trung bình sẽ ít nhận được công việc mới, do đó họ càng không có cơ hội để nâng cao kỹ năng.
Trong bất kỳ văn phòng làm việc nào, sẽ có những nhân viên luôn được tin tưởng và giao nhiều việc, số khác lại không thế. Bạn có thể sẽ gặp tình huống này ngay tại công ty mình:

- Lâm này, cậu giúp tôi làm bản thăm dò ý kiến khách hàng mới. Cậu hãy tìm một số hình thức hỏi đáp và cân nhắc xem dạng câu hỏi nào mang lại phản hồi tốt nhất nhé!

- Từ từ đã. Hai tuần nay Vân chỉ ngồi đợi phản hồi của vị khách hàng mà cô ấy vừa tìm được. Cô ấy đang rảnh rỗi. Còn Dung và tôi luôn phải nhận những yêu cầu đặc biệt kiếu này. Sao anh không san sẻ công việc cho những người khác? - Lâm phản đối.

Theo các chuyên gia, khi nhà quản lý luôn giao việc cho một số nhân viên quen thuộc sẽ dẫn đến một số vấn đề:

Thứ nhất, những người làm việc tốt sẽ cảm thấy mệt mỏi. Nhân viên giỏi luôn muốn nhận những thách thức mới, nhưng họ cũng cảm thấy không hài lòng với những người không chia sẻ khối lượng công việc khổng lồ mà họ đang phải giải quyết.

Thứ hai, các nhân viên có năng lực trung bình sẽ ít nhận được công việc mới, do đó họ càng không có cơ hội để nâng cao kỹ năng, mặt khác họ cũng không có dịp thực hiện những việc trong khả năng xử lý của mình. Một số người học hỏi kỹ năng mới chậm hơn những người khác, và khi bạn tập trung cơ hội cho những người học hỏi nhanh, bạn đã vô tình tước đi cơ hội phát triển của những nhân viên còn non yếu kia.

Cuối cùng, nhà quản lý đã tự bỏ qua cơ hội đánh giá năng lực nhân viên một cách công bằng, đồng thời đánh mất cơ hội giải quyết hiệu quả mọi vấn đề liên quan đến năng suất công việc.

Nên xử lý như thế nào?

Hãy giải đáp băn khoăn của Lâm ngay. Có thể anh ấy đúng và bạn nên đề nghị Vân, hay một thành viên khác trong nhóm - những nhân viên bạn chưa giao việc bao giờ - làm công việc đó. Nhưng cũng có thể dự án đòi hỏi các kỹ năng đặc biệt mà ngoài Lâm ra, các thành viên khác trong nhóm chưa làm được. 

Bạn nên cân nhắc việc yêu cầu Vân giúp Lâm làm bản phân tích đó. Lâm có thể xác định những nguồn thông tin đúng và hướng dẫn Vân cách tìm kiếm dữ liệu, sau đó cô ấy sẽ tự tổng hợp những gì thu thập được. Cuối cùng, Lâm và Vân có thể cùng nhau trao đổi ý kiến để cho ra bảng câu hỏi thăm dò khách hàng.

Làm thế nào để tránh mắc phải những sai lầm tương tự?

1. Xem lại công việc của từng nhân viên trong bộ phận

 Bạn nên kiểm tra xem việc phân bổ nhiệm vụ cho nhân viên đã cân đối chưa. Có phải hầu hết nhân viên đều có trình độ ngang nhau, hay bên bạn là đội ngũ tổng hợp các chuyên gia kỹ thuật và nhân viên nghiệp vụ với nhiều trình độ khác nhau? Liệu bạn đã phân công công việc hợp lý? Và việc này đã phản ánh đúng những khác biệt trong kỹ năng cũng như mức lương của từng nhân viên? Hay bạn đang đổ dồn công việc vào những người giỏi nhất, trong khi nhiệm vụ dành cho các nhân viên có kỹ năng thấp và làm việc kém hiệu quả hơn ngày một giảm đi?

2. Thiết lập hệ thống phân bổ công việc

 Nếu mọi người trong bộ phận của bạn đều làm những công việc tương tự nhau, bạn hãy để nhân viên luân phiên đảm nhận nhiệm vụ mới.

Nếu bộ phận của bạn đang thực hiện công việc mang tính chất chuyên môn sâu và chỉ có một hoặc hai người nhiều kinh nghiệm có thể giải quyết những dạng công việc đặc thù thì việc phân bổ nhiệm vụ sẽ không đơn giản. Khi đó, bạn nên làm theo hướng dẫn sau:

Liệt kê các kỹ năng mà mỗi nhân viên đã có, đồng thời xác định những kỹ năng mà họ có thể phát triển, nếu được tạo cơ hội.

Áp dụng hệ thống luân phiên như gợi ý ở trên theo bất cứ quy mô nào bạn cho là tốt nhất, nhưng cần điều chỉnh sao cho phù hợp với chuyên môn của nhân viên.

3. Tìm kiếm cơ hội để đào tạo chéo

Có thể bạn chỉ đào tạo nguồn lực của bộ phận mình theo hướng chuyên sâu về một kỹ năng nào đó, nhưng đây không phải là cách quản lý thông minh. Hãy xem lại trình độ chuyên môn của nhân viên để hiểu rõ lĩnh vực nào họ có thể học hỏi và sẽ phát huy hiệu quả. Thậm chí, nếu cần, bạn hãy tổ chức các khóa đào tạo nhằm bổ sung kỹ năng cho nhân viên. Lợi ích từ việc có sẵn một hệ thống nhân lực dự phòng cũng như khả năng phân bổ công việc theo hướng công bằng hơn sẽ làm cho sự đầu tư của bạn trở nên thiết thực và đáng giá.

4. Phản ứng kịp thời nhằm chấn chỉnh hiệu quả làm việc

Với lý do không tin tưởng vào khả năng xử lý của các nhân viên khác trong bộ phận, bạn vẫn giao việc cho một số người nhất định. Vậy là bạn đang trốn tránh vấn đề, chứ chưa tìm cách giải quyết triệt để. Nếu việc này kéo dài thì hậu quả không chỉ là sự "giẫm chân tại chỗ" của những nhân viên làm việc kém, mà còn là sự khó chịu, bực tức và cảm giác bị lợi dụng của các nhân viên khác. Để giải quyết vấn đề hiệu quả, bạn cần làm theo những bước sau:

- Xác định các nhiệm vụ mà nhân viên yếu kém có khả năng giải quyết một cách dễ dàng và những việc họ cần tiếp tục cố gắng.

- Trao đổi với họ về tình trạng làm việc thiếu hiệu quả đó.

- Cân nhắc xem liệu nhân viên của bạn có cần tham dự khóa đào tạo bổ sung để làm việc tốt hơn không, hay họ sẽ tự rút kinh nghiệm khi làm việc bên cạnh người nhiều kinh nghiệm hơn trong cùng bộ phận.

- Cùng nhân viên đó lập ra một kế hoạch "làm việc tốt". Chỉ ra những gì họ cần làm để cải thiện tình hình và thời gian bạn muốn thấy họ tiến bộ.

- Tiếp tục giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên đó. Nếu họ tiến bộ, đừng quên khen ngợi, đồng thời động viên, khích lệ họ tiếp tục thể hiện bản thân tốt hơn nữa. Nếu công việc vẫn không đạt yêu cầu, hãy trao đổi với họ về việc thay đổi vị trí hiện tại. Có thể bạn sẽ phân công cho nhân viên đó một việc khác mà họ có khả năng làm tốt (thường là công việc với mức lương thấp hơn), nhưng có thể bạn sẽ không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc chia tay với họ.

Nếu bạn nhận thấy phải chấm dứt công việc với nhân viên, hãy bàn bạc với phòng nhân sự và thực hiện những quy trình cần thiết.

Thảo Nguyên
Theo Trí Thức Trẻ
Đăng nhận xét