7 Dấu Hiệu Cho Thấy Bạn Cần Đổi Ngay Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng Ăn Uống

Sự xuất hiện của các phần mềm quản lý trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, quán ăn đã và đang hỗ trợ rất tốt cho công việc quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh rõ rệt. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay ngày càng có nhiều phần mềm quản lý nhưng không phải phần mềm nào cũng tối ưu cho các hoạt động đặc thù trong nhà hàng, quán ăn. Nếu không may sử dụng một phần mềm không phù hợp, kém hiệu quả có thể khiến việc vận hành kinh doanh trở nên khó khăn hơn trước. Bài viết dưới đây sẽ nêu lên 7 dấu hiệu quan trọng để giúp bạn đánh giá xem mình đã lựa chọn phần mềm quản lý đúng chưa và có cần thay đổi hay không?

1. Phần mềm quản lý hiện tại có được tối ưu cho lĩnh vực nhà hàng ăn uống?

Các phần mềm quản lý bán hàng thường được quảng cáo là có thể sử dụng cho tất cả các mô hình. Bởi sự tiện lợi và mức giá khá tốt khiến nhiều chủ quán/ chủ nhà hàng “vô tình” đẩu tư theo số đông. Hay gặp phải các nhân viên tư vấn khéo nói, thổi phồng các tính năng của phần mềm mà vội vàng đưa ra quyết định chọn mua. 

Ngành nhà hàng, quán ăn có những nghiệp vụ đặc thù riêng như: việc đặt mon, gọi món, chú thích món ăn, các chương trình giảm giá… khiến người dụng dễ rơi vào tình cảnh tính năng cần không có, tính năng có lại chẳng bao giờ cần dùng đến…

Nếu cảm thấy không chưa chắc chắn về phần mềm đang sử dụng bạn thử đặt các câu hỏi: Phần mềm hiện tại có các nghiệp vụ đặc thù dành cho nhà hàng, quán ăn hay không? Có khách hàng kinh doanh F&B sử dụng phần mềm giống bạn chưa? Trường hợp không có câu trả lời tích cực được đưa ra thì đã tới lúc bạn nên xem xét thay đổi phần mềm quản lý hiện tại của mình. Lời khuyên: Bạn nên tìm đến các đơn vị cung cấp hiểu rõ bạn đang kinh doanh lĩnh vực gì, đặc thù của loại hình đó ra sao… và tìm hiểu xem giải pháp của họ có đáp ứng được các yêu cầu quản lý của bạn? Có như vậy khi phần mềm mới có thể mang lại hiệu quả rõ rệt.

2. Phần mềm quản lý có giao diện phức tạp, khó thao tác?

Cũng có trường hợp phần mềm quản lý đáp ứng rất sâu sát các nghiệp vụ cho ngành nhà hàng, ăn uống nhưng vô tình biến thành chúng khó tiếp cận đến người dùng. Chủ quán, nhân viên mất nhiều thời gian để làm quen và thao tác thành ra gặp phải tình huống “dở khóc dở cười” sử dụng phần mềm còn đau đầu và làm rối quá trình vận hành hơn. Nếu gặp phải vấn đề này, bạn cần tìm kiếm một phần mềm quản lý mới. 

Ngoài việc đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ đặc thù, phần mềm quản lý cần được thiết kế với giao diện thân thiện, thao tác đơn giản để ai cũng có thể sử dụng kể cả với những người không rõ về phần mềm hay chưa từng biết về phần mềm. 
Phần mềm quản lý nhà hàng cần có giao diện thân thiện và dễ dàng thao tác

3. Phần mềm có đang quản lý tốt hàng hoá tồn kho?

Các nguyên liệu trong chế biến món ăn của nhà hàng, quán ăn luôn tươi sống nên thời gian sử dụng ngắn và dễ hư hỏng. Việc quản lý sao cho nguyên liệu luôn tươi mới và đảm bảo về mặt số lượng cũng là một vấn đề đau đầu mà chủ quản cần đối mặt. Có một điều là những phần mềm quản lý nhà hàng tiêu chuẩn hiện nay có thể xử lý hoàn toàn các vấn đề quản lý tồn kho, hỗ trợ người chủ nhập hàng sát nhất với nhu cầu thực tế mà quán bạn cần, không thừa, không thiếu.

Nếu phần mềm quản lý nhà hàng của bạn không thể làm được điều đó, thì đã đến lúc bạn cần thay đổi. Một số yêu cầu cơ bản của phần mềm quản lý nhà hàng chuẩn: Phần mềm có giúp định lượng nguyên liệu có trong một đơn vị bán hàng hay tự động trừ kho khi bán hàng? Phần mềm có giải pháp gì để giúp chủ quán dễ dàng kiểm đếm lượng hàng hóa tồn trong kho. Phần mềm có tính năng cho phép nhân viên được đếm, kiểm tra và phân loại hàng hóa cụ thể hay không?...

4. Phần mềm có kiểm soát tình trạng gian lận của nhân viên?

Quản lý nhà hàng đã bao giờ bạn gặp phải một trong số các tình huống dưới đây:

- Nhân viên bán hàng nhưng không nhập thông tin vào phần mềm và không in hóa đơn cho khách.
- Nhân viên chỉnh sửa hóa đơn sau khi in tạm tính, chốt đồ hoặc thanh toán.
- Nhân viên sửa giá, thêm món để bỏ túi phần chênh lệch.
- Nhân viên sử dụng hóa đơn của khách cũ để thanh toán cho khách mới.
- Nhân viên giảm định lượng nguyên liệu pha chế để pha được nhiều đồ uống hơn và bán cho khách hàng với mục đích thu lợi riêng từ số lượng bán thêm đó.
- Các chiêu thức gian lận khác như: mang đồ ăn từ bên ngoài vào bán cho khách, trả món nhưng không cất vào kho, tự ý thu thêm phí dịch vụ…

Với các mô hình quản lý truyền thống, không quản lý chặt chẽ về vận hành, ghi hoá đơn bằng tay dễ dàng huỷ bỉ, không lưu lại được lịch sử giao dịch… thường gặp phải các tuyệt chiêu gian lận này. Do đó khi sử dụng phần mềm quản lý mà vẫn không thể hạn chế tối đa tình trạng này thì đã đến lúc cần đổi chúng. Bạn nên tìm kiếm phần mềm mới có khả năng phân quyền chặt chẽ hơn cho từng vị trí nhân viên, lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch sửa/huỷ hoá đơn…
Phần mềm quản lý nhà hàng cần có tính năng phân quyền nhân viên chặt chẽ

5. Chỉ thanh toán được hình thức tiền mặt, chưa đa dạng các hình thức thanh toán khác?

Phần mềm quản lý nhà hàng của bạn hiện đang dùng có thể cung cấp các hình thức thanh toán ngoài tiền mặt như thẻ ngân hàng, ví điện tử, thẻ ghi nợ VISA, MasterCard, quét mã QR …Ngày nay, người người dùng thẻ ngân hàng, ví điện tử, nếu bạn không quan tâm đến vấn đề này sẽ dẫn đến những bất tiện khiến khách hàng không hài lòng khi thanh toán, giảm lợi thế cạnh tranh so với các nhà hàng khác

Một số phần mềm có thể sử dụng để thanh toán thẻ ngân hàng nhưng lại chưa thể tích hợp hình thức thanh toán mới như ví điện tử, quét mã QR… hoặc nếu thực hiện thanh toán nhưng chúng chậm, lag, mất thời gian thanh toán thì điều bạn nên làm là tìm kiếm một giải pháp khác. Nếu tìm kiếm những phần mềm quản lý mới bạn nên cân nhắc: Phần mềm có thể chấp nhận những hình thức thanh toán nào. Tính năng bắt buộc phải có của phần mềm tính tiền là gì? Thiết bị có khả năng thanh toán như thế nào khi kết nối mạng chậm…

6. Phần mềm quản lý có thể hoạt động online không?

Để có thể kiểm soát tình hình hoạt động của nhà hàng bạn phải có mặt thường xuyên tại quán vì phần mềm không sử dụng online được? Phần mềm chỉ có thể đăng nhập được trên một thiết bị duy nhất và bạn hoàn toàn không thể đăng nhập để xử lý dữ liệu thiết bị khác? Bạn có phải nâng cấp phần mềm thường xuyên không, quá trình đó có khiến bạn mất thêm chi phí nào khác không? Nếu đáp án của những câu hỏi nói trên là có thì đừng chần chừ nữa, bạn cần tìm ngay một phần mềm quản lý có thể đồng bộ dữ liệu online.

Hiện nay các phần mềm quản lý được tích hợp cả chế độ online và offline, bạn sẽ dễ dàng cập nhật và đồng bộ dữ liệu trên hệ thống. Ngay cả khi mất kết nối internet phần mềm vẫn có thể hoạt động bình thường, dữ liệu không bị mất mà nhanh chóng được đồng bộ khi hệ thống trở lại. Tính năng này còn cực kỳ hữu ích khi chẳng may thiết bị phần cứng bị hỏng hay gặp trục trặc. Nhờ đó người chủ cũng có thể quản lý quán mọi lúc mọi nơi mà không cần trực tiếp có mặt như trước kia.

7. Đơn vị cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ 24/7 không?

Phần mềm quản lý là sản phẩm mang tính đặc thù cao, dù sử dụng công nghệ hiện đại nhất đôi khi cũng gặp phải trục trặc hay phát sinh các sự cố bất ngờ. Vậy ai sẽ là người hỗ trợ điều đó? Một phần mềm tốt không chỉ dừng lại ở sản phẩm tốt mà còn sở hữu đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình. Hãy lựa chọn phần mềm được cung cấp bởi đơn vị uy tín, có các chính sách sau bán hàng và có nhiều kênh để bạn tiếp cận với nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ xử lý kịp thời khi gặp sự cố.

Nếu bạn đang phải tự mình mày mò, tự xử lý khi gặp phải vướng mắc hoặc không thể liên hệ hay chỉ nhận được những hướng dẫn thiếu nhiệt tình thì cần xem xét thay đổi đơn vị cung cấp phần mềm hiện tại. Một vài câu hỏi cần cân nhắc như: Phần mềm có thể hỗ trợ tôi 24/7 hay không? Việc hỗ trợ nói trên có tính phí hay không? Có những hình thức hỗ trợ như thế nào, hình thức nào xử lý vấn đề của tôi nhanh chóng nhất.
Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà  hàng uy tín, hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố
Nếu chẳng may phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn hiện tại đang có quá nửa những dấu hiệu ở trên thì bạn nên suy nghĩ nghiêm túc về việc tìm kiếm một phần mềm quản lý mới thay thế. Với kinh nghiệm lâu năm trong việc triển khai phần mềm quản lý cho nhiều nhà hàng, quán ăn trên toàn quốc. Đặc biệt việc dành tặng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí được hơn 125.000+ chủ quán tin dùng từ 2015 đến nay, DanTriSoft rất mong được đồng hành cùng bạn trong việc tìm kiếm các giải pháp quản lý hiệu quả nhất.
0 Nhận xét