Chỉ cần Google gõ tìm kiếm cụm từ “phần mềm quản lý bán hàng” hoặc "phần mềm quản lý bán hàng" sẽ ra hàng loạt quảng cáo của các phần mềm khác nhau sẽ hiển thị lên top đầu tìm kiếm. Vậy giữa hàng trăm thông tin đó, làm thế nào để lựa chọn được một giải pháp hiệu quả nhất? Mỗi phần mềm sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau, quan trọng là lựa chọn được phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Hãy điểm qua 6 sai lầm phổ biến khi chọn mua phần mềm bán hàng sau đây để rút kinh nghiệm.
 |
| 6 Sai Lầm Chọn Mua Phần Mềm Bán Hàng |
1. Mua các thiết bị phần cứng trước, sau đó mới chọn mua phần mềm bán hàng
Đa phần các chủ cửa hàng sau khi mua đầy đủ các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in máy quét mã vạch… mới tính tới chuyện tìm mua phần mềm quản lý bán hàng phù hợp. Tuy nhiên, đây là một sai lầm rất lớn vì:
- Thứ nhất, ngoại trừ trường hợp những phần mềm bán hàng được thiết kế kiến trúc hệ thống mở, mỗi phần mềm quản lý bán hàng đều có yêu cầu về thiết bị phần cứng và hệ thống điều hành riêng. Ví dụ, về phiên bản Windows, một số phần mềm sẽ yêu cầu phiên bản Unix, số khác yêu cầu phiên bản Linux. Thêm vào đó, mỗi phần mềm sẽ tương thích với một số thiết bị phần cứng nhất định như máy in, máy scan, két đựng tiền, đầu đọc thẻ…
- Thứ hai, mỗi phần mềm quản lý bán hàng có những tính năng và hoạt động riêng. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả kinh doanh của bạn. Nếu bạn đầu tư các thiết bị phần cứng trước, lựa chọn phần mềm của bạn sẽ bị hạn chế. Ví dụ, nếu bạn tìm được một phần mềm ưng ý, tuy nhiên phần mềm đó lại không tương thích với hệ điều hành Windows của bạn, hoặc ko tương thích với các thiết bị máy in, máy scan sẵn có, bạn sẽ buộc phải chuyển sang một phần mềm khác tương thích với các thiết bị bạn sẵn có. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chọn mua phần mềm quản lý bán hàng phù hợp trước, sau đó tham khảo các gợi ý từ công ty phần mềm về hệ điều hành và các thiết bị hỗ trợ.
2. Tham khảo nguồn thông tin không chính xác
Phần lớn các chủ cửa hàng thường tham khảo các phần mềm quản lý bán hàng từ các nhà cung cấp máy tính, các cửa hàng kinh doanh máy tính. Mặc dù các chuyên gia tư vấn máy tính am hiểu về các thiết bị phần cứng và hệ thống mạng, tuy nhiên không nắm được các đặc thù của ngành bán lẻ, ngành dịch vụ ăn uống F&B và tính năng của các phần mềm quản lý bán hàng, dẫn tới việc có những tư vấn không chính xác. Mỗi loại hình kinh doanh đều có những đặc thù và nhu cầu riêng, do đó nếu lựa chọn sai phần mềm, bạn sẽ lãng phí một khoản đầu tư vô ích và ảnh hưởng tới hoạt động của cửa hàng của quán trong tương lai dài vì phần mềm không phù hợp.
3. Lựa chọn phần mềm không phù hợp với ngành nghề kinh doanh
Sai lầm này thường gặp nhất với ngành F&B, vì quy trình vận hành của ngành này khác với các ngành bán lẻ khác như thời trang, nông sản, tạp hóa,… Bạn nên lựa chọn những phần mềm tối ưu cho hoạt động của F&B làm giảm thiểu rủi ro trong việc quản trị.
Các phần mềm quản lý bán hàng thiết kế dành riêng cho F&B sẽ giúp bạn quản lý chặt chẽ từ khâu order đồ cho tới khâu bếp mà không xảy ra gian lận không đáng có.
4. Không dùng thử mà quyết định mua ngay theo review của mọi người
Nhiều chủ cửa hàng quyết định mua sản phẩm theo cảm tính, dù được dùng thử miễn phí nhưng lại không dùng cảm nhận bản thân để quyết định mà vội vàng mua luôn sau khi nghe bạn bè review đánh giá tốt.
Nghe theo review từ người quen bạn bè vẫn là cách lấy được tin tưởng cao nhất, tuy nhiên đánh giá chủ quan từ người khác chưa chắc đã phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Nếu một người làm ngành thời trang đánh giá phần mềm tốt, dễ sử dụng thì bạn khoan hẵng vội mừng vì phần mềm đó chưa chắc đã thích ứng với ngành hàng F&B (quán cafe, quán ăn, nhà hàng) của bạn.
Lời khuyên là bạn nên dùng thử phần mềm trước khi mua và thanh toán tiền. Và tốt nhất là nên chọn các công ty uy tín và có chính sách hoàn tiền trong 15 - 30 ngày sau khi mua phần mềm nhưng phần mềm không phù hợp nhu cầu để phòng rủi ro bị mua hớ, mua nhầm. Và tuyệt đối đừng tin những lời mật ngọt của các tư vấn bán hàng (saleman) và dưới đây là chia sẻ kinh nghiệm từ một người chủ sau khi mua phần mềm. Trong thực tế có không ít các cá nhân và công ty không trung thực, thậm chí lừa đảo chỉ để bán và thu được tiền.
5. Lựa chọn phần mềm không phù hợp với quy mô cửa hàng của quán
Có cửa hàng bé lại mua phần mềm lớn với hàng tá tính năng không cần thiết, có những cửa hàng lớn, mô hình cồng kềnh nhiều chi nhánh lại tiết kiệm mua phần mềm ít tính năng. Tới lúc số lượng khách hàng lớn, phần mềm yếu, lỗi hệ thống, thao tác chậm bạn mới thấy hậu quả của việc lựa chọn phần mềm không phù hợp mang lại phiền phức như thế nào.
Và dĩ nhiên mỗi phần mềm cho mỗi mô hình cũng sẽ có chi phí khác nhau, có phần mềm rất rẻ chỉ từ vài chục ngàn đến trăm ngàn đồng cho mỗi tháng và cũng sẽ có phần mềm lên đến hàng triệu đồng thậm chí vài chục triệu đồng một tháng. Quan trọng là bạn biết cửa hàng/quán của mình có nhu cầu đến đâu, chi phí đầu tư như thế nào là phù hợp.
6. Chỉ quan tâm tính năng, giá cả mà thiếu để ý về dịch vụ đào tạo và hỗ trợ sau bán hàng
Khi quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng, bạn không chỉ mua phần mềm mà còn mua các dịch vụ đi kèm với phần mềm như dịch vụ đào tạo sử dụng, dịch vụ hỗ trợ trong suốt quá trình dùng phần mềm. Trên thực tế, các dịch vụ này cũng quan trọng không kém chất lượng của các phần mềm quản lý bán hàng, vì sau khi mua phần mềm, bạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào công ty phần mềm về việc đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phiên bản mới và tư vấn thiết bị phần cứng. Nhiều khách hàng khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng đã không quan tâm lựa chọn nhà cung cấp uy tín, dẫn tới những khó khăn trong quá trình triển khai áp dụng, không nhận được hỗ trợ kịp thời làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Đã có rất nhiều chủ quán, chủ cửa hàng đã trả giá đắt về lựa chọn sai lầm như này. Cụ thể là họ chọn mua phần mềm quản lý bán hàng được quảng cáo rất hay, chi phí rất rẻ, chỉ vài trăm ngàn một năm nhưng sau đó thì người bán hàng mất hút, khó hoặc không liên lạc được và cuối cùng phần mềm đó trở thành thứ vô bổ vì không dùng được.
Với chia sẻ về 6 sai lầm thường gặp khi chọn mua phần mềm bán hàng ở trên hy vọng sẽ giúp bạn có được góc nhìn đúng, từ đó chọn được công ty cung cấp dịch vụ phần mềm uy tín, để đem lại hiệu quả quản lý kinh doanh. Nếu có bất kỳ chia sẻ nào khác hãy để lại bình luận bên dưới nhé.
>>> Xêm thêm: Phần Mềm Bán Hàng Miễn Phí
Kinh nghiệm những điều cần chú ý khi chọn phần mềm bán hàng
1. Về chức năng phần mềm quản lý bán hàng phải đáp ứng được nhu cầu
Tính tiền thật chuẩn xác, in bill nhanh chóng, phòng gian lận
Vấn đề tính tiền chính xác, tính đủ tính đúng bill thanh toán, phòng ngừa gian lận là điều kiện bắt buộc để khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ, chỉ cần tính sai một lần đã có thể khiến khách hàng không dám quay lại lần tiếp theo. Phần mềm quản lý bán hàng phải được lập trình để tự động tính toán tự động một cách chuẩn xác và chú ý không phải phần mềm nào cũng làm được điều này đâu, hãy hỏi cho thật rõ ràng với nhà cung cấp phần mềm bán hàng nhé.
Order món nhanh chóng và báo bếp chuẩn
Khi khách gọi đồ uống, đồ ăn cần được order nhanh chóng, hoặc trong quá trình khách còn ngồi cũng sẽ gọi thêm món. Chính vì vậy làm sao để order thông báo cho bar và bếp là yêu cầu thiết yếu. Càng ngày nhu cầu này càng phát triển theo sự phát triển của điện thoại di động. Do vậy phần mềm order món bằng điện thoại ra đời. Với app order món nhanh bằng điện thoại sẽ giúp quán/shop phục vụ khách hàng nhanh hơn, nhân viên đỡ vất vả hơn.
Chức năng quản lý hàng hóa, giá bán
Các hàng hóa giá bán cần có bảng giá chung và thống nhất. Điều này là yêu cầu bắt buộc của mọi mô hình kinh doanh để giữ được lòng tin khách hàng. Một phần mềm quản lý bán hàng thiết lập sẵn hàng hóa và giá bán giúp tính tiền nhanh và chuẩn xác. Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ tự động tính toán tổng bill thanh toán, giảm giá/chiết khấu và tổng kết doanh thu bán hàng theo ngày/tuần/tháng/năm hay theo khoảng thời gian cần xem.
Quản lý kho hàng chặt chẽ, không mất hàng
Nhiều chủ kinh doanh đau đầu với khâu quản lý kho hàng, như tồn kho hàng hóa, nhập - xuất... Mỗi ngày chỉ cần mất mát ít ít hàng hóa, nhưng thời gian dài lại là vấn đề, thất thoát không hề nhỏ. Chính vì vậy làm sao để biết số hàng còn trong kho, bán hàng tự động trừ kho là yêu cầu rất cần thiết cho người làm kinh doanh. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp tự động tính toán kho hàng, để có con số cụ thể rõ ràng.
Báo cáo kinh doanh lãi/lỗ chuẩn xác, nhanh chóng
Phần mềm quản lý kinh doanh phải là trợ thủ đắc lực để có nhanh các báo cáo kinh doanh lãi/lỗ như là báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của bạn là bao nhiêu. Chi phí kinh doanh, kết quả bán hàng lợi nhuận, hàng hóa như thế nào. Lượng hàng hóa bị thất thoát ra sao. Khách hàng nào đang chi tiêu nhiều mà bạn cần chăm sóc. Những báo cáo hoạt động kinh doanh chi tiết tới tổng hợp giúp bạn thấy được kết quả kinh doanh cụ thể và chi tiết tại phần mềm quản lý.
2. Về tính ổn định của phần mềm và uy tín của công ty cung cấp phần mềm bán hàng
Việc dùng phần mềm quản lý kinh doanh thì tính ổn định của phần mềm là yếu tố vô cùng quan trọng. Ví dụ tình huống khách đông thì phần mềm bị trục trặc thì thật là bối rối lắm. Vậy làm thế nào để xem xét phần mềm đó có ổn định hay không thì dưới đây là một vài kinh nghiệm:
- Kinh nghiệm đầu tiên là hãy khảo sát từ những người đã sử dụng qua phần mềm quản lý bán hàng đó rồi, họ nói gì về phần mềm. Rất đơn giản là bạn vào Google tìm từ khóa "Tên phần mềm + lừa đảo" hay "review + tên phần mềm", đảm bảo bạn sẽ có được nhiều thông tin thiết thực đấy, những phần mềm bị đánh giá là lừa đảo thì cần tránh xa kẻo tiền mất tật mang. Bạn thừa biết ai quảng cáo cũng hay ho cả, còn thực tế người dùng đánh giá mới là khách quan.
- Kinh nghiệm thứ hai là xem chính sách bán hàng của công ty phần mềm đó như thế nào, thông thường khi bán hàng thì nhân viên nào cũng rất tích cực và nhiệt tình, còn sau đó dịch vụ như thế nào thì "dùng rồi mới biết", nhiều tình huống dở khóc dở cười vì phần mềm không tốt như những lời giới thiệu có cánh của người bán hàng. Do đó, bạn hãy hỏi rõ chính sách bán hàng của công ty phần mềm là như thế nào nếu phần mềm không đáp ứng được nhu cầu, một công ty phần mềm uy tín thông thường sẽ có chính sách cho đổi/trả hoàn tiền trong 30 ngày, còn công ty kém uy tín sẽ không bao giờ dám làm chính sách này mà chỉ biết bán hàng thu tiền, còn sau đó thì mặc kệ dù phần mềm không phù hợp với nhu cầu của bạn thì cũng không thể đòi hoàn tiền lại được, kiểu kinh doanh kém uy tín này ngày càng có nhiều.
- Công ty làm phần mềm quản lý bán hàng đã cung cấp được cho nhiều khách hàng chưa. Một phần mềm uy tín khi đã được làm cho nhiều khách hàng, tốt nhất là phải làm được cho tối thiểu vài ngàn khách hàng và đã làm phần mềm thành công cho người sử dụng. Những công ty mới làm phần mềm cũng hứa rất hay về phần mềm nhưng vì thiếu kinh nghiệm, chỉ mới làm được vài khách hàng cho nên phan mem quan ly ban hang đó thật sự là không ổn định, thậm chí còn thiếu tính năng cơ bản.
CEO DanTriSoft chia sẻ cách chọn phần mềm quản lý phù hợp
3. Về người trực tiếp setup, hướng dẫn dùng phần mềm quản lý bán hàng
Người trực tiếp tư vấn, setup và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là yếu tố quan trọng bậc nhất khi áp dụng phần mềm. Nếu bạn gặp một nhân viên tư vấn bán hàng khéo léo, ăn nói như chim hót mà không nói sự thật, không thẳng thăn thì bạn rất dễ chi tiền mua phần mềm rồi tiền mất tật mang, rất nhiều chủ quán, chủ shop đã gặp tình trạng này.
Làm phần mềm đòi hỏi tính chuyên môn và chính xác, một người setup và hướng dẫn có kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực sẽ giúp bạn khâu tính tiền, bán hàng và quản lý kho hàng, thu chi, công nợ rất chuẩn xác và dễ dàng. Thường thấy một bạn tư vấn non nớt, đôi khi là sinh viên vừa ra trường bán phần mềm quản lý bán hàng cho bạn rồi setup, hướng dẫn quy trình quản lý cho bạn, trong khi đó bạn là người đã trải nghiệm nhiều, hãy thử nghĩ xem có gì đó sai sai ở đây không, bạn cần người hỗ trợ là chuẩn chỉ chứ bạn đâu cần người non choẹt hướng dẫn những cái không thích hợp có phải không.
Cách để nhận biết người trực tiếp setup, hướng dẫn phần mềm bán hàng là có chuyên môn sâu săc hay không, có kinh nghiệm thực tiễn hay không thì chỉ cần vài câu hỏi khi trao đổi, tin rằng bạn sẽ nhận ra ngay. Hãy tìm đúng người có thể hỗ trợ và đồng hành cùng bạn trong việc quản lý cho việc kinh doanh bằng phần mềm, vì sai lầm là trả giá bằng tiền thậm chí là rất nhiều tiền đấy.
4. Về chi phí làm phần mềm quản lý bán hàng phải phù hợp với tài chính, linh hoạt phương thức thanh toán
Một bộ máy tính tiền thường bao gồm máy vi tính (máy bàn hay laptop đều dùng được), máy in bill thanh toán và phần mềm quản lý kinh doanh. Do đó tổng hợp chi phí phải tính đầy đủ các yếu tố này. Một số công ty làm phần mềm quản lý bán hàng sẽ yêu cầu lắp đặt trọn bộ của riêng họ, một số công ty khác thì không vì có thể tận dụng những máy móc đã có sẵn của quán, ví dụ tận dụng máy vi tính có sẵn chẳng hạn để tiết kiệm một số chi phí.
Việc bạn lựa chọn nhà cung cấp bộ giải pháp quản lý bán hàng như thế nào cho phù hợp với nhu cầu của bản thân, với chi phí đầu tư của quán nữa. Hãy đề xuất công ty làm phan mem quan ly ban hang đưa ra các lựa chọn để bạn có cái nhìn tổng quan mà lựa chọn cho phù hợp.
Theo PV
