Đối với những quán cafe, nhà hàng với thiết kế nhiều tầng hay nhiều khu vực, thì để quản lý và vận hành quy trình bán hàng hiệu quả là một việc không hề đơn giản. Cùng DanTriSoft đi tìm giải pháp để quản lý quán cafe nhiều tầng hiệu quả nhé.
 |
| Quán cà phê có nhiều tầng hoặc không gian rộng cần có cách order nhanh chóng |
1. Những khó khăn khi vận hành và quản lý một quán cafe có nhiều tầng
Với đặc trưng thiết kế tiết kiệm diện tích thường thấy tại các thành phố ở Việt Nam, nhà ống được coi là một trong những giải pháp hoàn hảo nhất. Và nếu kinh doanh quán cafe - quán ăn thì các vị trí mặt tiền hay có thể gọi là “nhà mặt phố” luôn là lựa chọn được ưu tiên hàng đầu của các chủ quán cafe.
Nhưng đây cũng là nhược điểm lớn mà các quán cafe nhiều tầng luôn gặp phải, nhược điểm này đã tạo ra không ít những khó khăn cho việc điều hành và quản lý quán cafe mà không phải ai cũng có thể hiểu được:
1.1 Nhân viên vất vả khi di chuyển lên xuống thang bộ nhiều lần
 |
| Lên xuống cầu thang nhiều lần làm nhân viên mau mệt mỏi và giảm năng suất làm việc |
Với các quán cafe có nhiều tầng, việc di chuyển lên xuống trên các cầu thang thực sự khó khăn và nguy hiểm hơn rất nhiều so với các quán ăn, quán cafe chỉ kinh doanh ở tầng trệt.
1.2 Mất nhiều thời gian để hoàn thành xong order
Khi thời gian di chuyển của nhân viên trở nên quá lớn, việc hoàn thành order lâu hơn bình thường là tình trạng luôn diễn ra ở các quán cafe nhiều tầng, nhiều khu vực.
Nhân viên vừa phải thực hiện tiếp nhận order, di chuyển về khu vực bếp để xử lý đơn hàng, từ khu vực bếp tiếp nhận đồ ăn đã chế biến và phục vụ khách hàng, vừa phải liên tục di chuyển để thực hiện các yêu cầu khác của khách hàng.
 |
| Khách hàng phải chờ đợi lâu hơn là tình trạng phổ biến ở các quán cafe nhà hàng nhiều tầng |
Như vậy tổng thời gian hoàn thành xong order đã phải cộng thêm rất nhiều thời gian di chuyển của nhân viên, khách hàng vì đó mà phải chờ đợi nhiều hơn thời gian mong đợi. Đây là một trong những yếu tố dễ làm phật lòng khách hàng nhất, nếu các quán cafe - quán ăn không thể khắc phục được vấn đề thời gian thì không những khó đạt được sự hài lòng từ khách hàng mà mang tiếng xấu làm giảm doanh thu của cửa hàng.
1.3 Khách hàng không thuận tiện khi muốn gọi phục vụ
Khách hàng chính là những người tạo ra doanh thu cho quán, do vậy khi họ không hài lòng với dịch vụ của quán, việc giảm doanh số là rất dễ xảy ra.
Do vậy với tình trạng không đủ nhân viên hay quy trình làm việc không khoa học, sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến dịch vụ của cửa hàng. Bởi khi nhân viên bồi bàn đang thực hiện các hoạt động phục vụ cho một khách hàng này thì khó có thể phục vụ cho khách khác cùng lúc.
 |
| Để gọi được nhân viên, khách hàng phải rất vất vả, điều này sẽ nhanh chóng khiến các thực khách không hài lòng và thất vọng |
Và để giải quyết các tình trạng trên, rất nhiều cửa hàng đã chọn sử dụng phần mềm quản lý quán cafe có hỗ trợ kết nối với các thiết bị smartphone, tablet giúp order từ xa để thuận tiện cho việc phục vụ khách hàng, hoặc lắp đặt các máy trạm tại các tầng để xử lý nhanh chóng order và thanh toán bill dễ dàng hơn. Chủ cửa hàng có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình quán tại hệ thống máy tính tiền, tránh các tình trạng sai sót không đáng có xảy ra.
2. Bài học thực tiễn: Cách quản lý nhà hàng quán cafe nhiều tầng một cách hiệu quả.
Nằm giữa trung tâm Quận 1, The Little Door sở hữu một không gian nhỏ nhắn nhưng sang trọng mang không khí của một nhà hàng quán cafe, không chỉ làm hài lòng khách hàng với các món ăn đặc sắc mà còn ghi điểm ở cách phục vụ hiện đại, linh hoạt.
 |
| The Little Door - 49, Tôn Thất Thiệp, Quận 1, TP.HCM |
Nhà hàng quán cafe The Little Door đã lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft, nhân viên dùng điện thoại để order món và tự động báo bếp, tự động đồng bộ thông tin thu ngân để tính tiền chính xác, mọi hoạt động tại cửa hàng dù với thiết kế nhiều tầng nhưng tất cả đều vận hành trơn tru và dễ dàng hơn rất nhiều.
2.1 Sử dụng điện thoại để order món nhanh từ các tầng
Để giải quyết tình trạng mất quá nhiều thời gian di chuyển, The Little Door sử dụng các tablet được cài đặt sẵn phần mềm quản lý DanTriSoft để tiếp nhận order của khách hàng tại các tầng một cách nhanh chóng, chính xác.
 |
| Nhân viên sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng để order món nhanh ngay tại bàn |
Các order ngay lập tức được chuyển đến các bộ phận xử lý: quầy pha chế nước, quầy phục vụ bánh hoặc bếp để chế biến các món ăn.
Việc sử dụng điện thoại, tablet không chỉ tiện cho việc tiếp nhận order từ khách hàng mà còn giúp cho các khâu trong quy trình hoạt động của cửa hàng diễn ra suôn sẻ và tối ưu hóa thời gian phục vụ khách hàng.
2.2 Phiếu in bếp giúp đầu bếp nhanh chóng nhận và xử lý các order của khách hàng
Sau khi tiếp nhận order của các thực khách, mọi yêu cầu từ tablet chạy thẳng về máy in của khu vực pha chế, chế biến. Tại đây các bartender hoặc đầu bếp ngay lập tức tiếp nhận thông tin từ phiếu in bếp, xử lý order mà không cần đến các nhân viên phục vụ chạy bàn lui tới để thông tin về đơn hàng.
Hơn thế rút ngắn thời gian làm việc sẽ giúp cửa hàng có thể giảm thời gian sử dụng dịch vụ của một lượt khách hàng xuống đến mức thấp nhất, từ đó có thể tiếp nhận nhiều lượt khách hàng khác, tăng khả năng kinh doanh của cửa hàng. Đây cũng là một thủ thuật trong cách quản lý nhà hàng quán cafe hiệu quả mà rất nhiều nhà điều hành hướng đến.
2.3 Giảm thiểu tối đa nhân viên túc trực tại các lầu
Giao diện phần mềm order trên tablet dành cho nhân viên phục vụ có giao diện cực đơn giản, không mất quá nhiều thao tác khi sử dụng, vì vậy mà khả năng thay phiên nhau sử dụng tablet để phục vụ khách hàng là điều hoàn toàn dễ dàng. Giúp cửa hàng giảm bớt chi phí nhân sự không cần thiết.
2.4 Tăng năng suất làm việc tại cửa hàng
Các máy có khả năng liên kết và đồng bộ dữ liệu, đảm bảo mọi thông tin luôn được lưu trữ đầy đủ, nhờ vậy mà chủ nhà hàng quán cafe, quản lý có thể yên tâm điều hành cửa hàng mà không lo sai sót hay thất thoát gì, nhất là ở các giờ đông khách.
 |
| Phục vụ nhanh chóng hơn, nhân viên ít di chuyển hơn, chính xác hơn với phần mềm DanTriSoft |
Lời kết về cách quản lý quán cafe nhà hàng nhiều tầng hiệu quả
Đối với các cửa hàng có nhiều tầng như The Little Door, các chủ quán cần cân nhắc cách quản lý và vận hành quán sao cho thật hợp lý để cửa hàng có thể hoạt động tốt nhất.
Dùng giải pháp order bằng điện thoại ngay tại bàn sẽ giúp:
1. Tăng tốc độ order món, nhanh gấp 5 lần so với order giấy.
2. Tiết kiệm nhân viên order món, giảm đến 50% nhân sự so với order bằng thủ công.
3. Tăng sự hài lòng cho khách hàng nhờ order nhanh hơn, chính xác hơn và món ra nhanh hơn, hạn chế tiếp xúc trực tiếp.
Những điều cần chú ý khi chọn phần mềm quản lý bán hàng
1. Về chức năng phần mềm quản lý bán hàng phải đáp ứng được nhu cầu
Tính tiền thật chuẩn xác, in bill nhanh chóng, phòng gian lận
Vấn đề tính tiền chính xác, tính đủ tính đúng bill thanh toán, phòng ngừa gian lận là điều kiện bắt buộc để khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ, chỉ cần tính sai một lần đã có thể khiến khách hàng không dám quay lại lần tiếp theo. Phần mềm quản lý bán hàng phải được lập trình để tự động tính toán tự động một cách chuẩn xác và chú ý không phải phần mềm nào cũng làm được điều này đâu, hãy hỏi cho thật rõ ràng với nhà cung cấp phần mềm bán hàng nhé.
Order món nhanh chóng và báo bếp chuẩn
Khi khách gọi đồ uống, đồ ăn cần được order nhanh chóng, hoặc trong quá trình khách còn ngồi cũng sẽ gọi thêm món. Chính vì vậy làm sao để order thông báo cho bar và bếp là yêu cầu thiết yếu. Càng ngày nhu cầu này càng phát triển theo sự phát triển của điện thoại di động. Do vậy phần mềm order món bằng điện thoại ra đời. Với app order món nhanh bằng điện thoại sẽ giúp quán/shop phục vụ khách hàng nhanh hơn, nhân viên đỡ vất vả hơn.
Chức năng quản lý hàng hóa, giá bán
Các hàng hóa giá bán cần có bảng giá chung và thống nhất. Điều này là yêu cầu bắt buộc của mọi mô hình kinh doanh để giữ được lòng tin khách hàng. Một phần mềm quản lý bán hàng thiết lập sẵn hàng hóa và giá bán giúp tính tiền nhanh và chuẩn xác. Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ tự động tính toán tổng bill thanh toán, giảm giá/chiết khấu và tổng kết doanh thu bán hàng theo ngày/tuần/tháng/năm hay theo khoảng thời gian cần xem.
Quản lý kho hàng chặt chẽ, không mất hàng
Nhiều chủ kinh doanh đau đầu với khâu quản lý kho hàng, như tồn kho hàng hóa, nhập - xuất... Mỗi ngày chỉ cần mất mát ít ít hàng hóa, nhưng thời gian dài lại là vấn đề, thất thoát không hề nhỏ. Chính vì vậy làm sao để biết số hàng còn trong kho, bán hàng tự động trừ kho là yêu cầu rất cần thiết cho người làm kinh doanh. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp tự động tính toán kho hàng, để có con số cụ thể rõ ràng.
Báo cáo kinh doanh lãi/lỗ chuẩn xác, nhanh chóng
Phần mềm quản lý kinh doanh phải là trợ thủ đắc lực để có nhanh các báo cáo kinh doanh lãi/lỗ như là báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của bạn là bao nhiêu. Chi phí kinh doanh, kết quả bán hàng lợi nhuận, hàng hóa như thế nào. Lượng hàng hóa bị thất thoát ra sao. Khách hàng nào đang chi tiêu nhiều mà bạn cần chăm sóc. Những báo cáo hoạt động kinh doanh chi tiết tới tổng hợp giúp bạn thấy được kết quả kinh doanh cụ thể và chi tiết tại phần mềm quản lý.
2. Về tính ổn định của phần mềm và uy tín của công ty cung cấp phần mềm bán hàng
Việc dùng phần mềm quản lý kinh doanh thì tính ổn định của phần mềm là yếu tố vô cùng quan trọng. Ví dụ tình huống khách đông thì phần mềm bị trục trặc thì thật là bối rối lắm. Vậy làm thế nào để xem xét phần mềm đó có ổn định hay không thì dưới đây là một vài kinh nghiệm:
- Kinh nghiệm đầu tiên là hãy khảo sát từ những người đã sử dụng qua phần mềm quản lý bán hàng đó rồi, họ nói gì về phần mềm. Rất đơn giản là bạn vào Google tìm từ khóa "Tên phần mềm + lừa đảo" hay "review + tên phần mềm", đảm bảo bạn sẽ có được nhiều thông tin thiết thực đấy, những phần mềm bị đánh giá là lừa đảo thì cần tránh xa kẻo tiền mất tật mang. Bạn thừa biết ai quảng cáo cũng hay ho cả, còn thực tế người dùng đánh giá mới là khách quan.
- Kinh nghiệm thứ hai là xem chính sách bán hàng của công ty phần mềm đó như thế nào, thông thường khi bán hàng thì nhân viên nào cũng rất tích cực và nhiệt tình, còn sau đó dịch vụ như thế nào thì "dùng rồi mới biết", nhiều tình huống dở khóc dở cười vì phần mềm không tốt như những lời giới thiệu có cánh của người bán hàng. Do đó, bạn hãy hỏi rõ chính sách bán hàng của công ty phần mềm là như thế nào nếu phần mềm không đáp ứng được nhu cầu, một công ty phần mềm uy tín thông thường sẽ có chính sách cho đổi/trả hoàn tiền trong 30 ngày, còn công ty kém uy tín sẽ không bao giờ dám làm chính sách này mà chỉ biết bán hàng thu tiền, còn sau đó thì mặc kệ dù phần mềm không phù hợp với nhu cầu của bạn thì cũng không thể đòi hoàn tiền lại được, kiểu kinh doanh kém uy tín này ngày càng có nhiều.
- Công ty làm phần mềm quản lý bán hàng đã cung cấp được cho nhiều khách hàng chưa. Một phần mềm uy tín khi đã được làm cho nhiều khách hàng, tốt nhất là phải làm được cho tối thiểu vài ngàn khách hàng và đã làm phần mềm thành công cho người sử dụng. Những công ty mới làm phần mềm cũng hứa rất hay về phần mềm nhưng vì thiếu kinh nghiệm, chỉ mới làm được vài khách hàng cho nên phan mem quan ly ban hang đó thật sự là không ổn định, thậm chí còn thiếu tính năng cơ bản.
CEO DanTriSoft chia sẻ cách chọn phần mềm quản lý phù hợp
3. Về người trực tiếp setup, hướng dẫn dùng phần mềm quản lý bán hàng
Người trực tiếp tư vấn, setup và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là yếu tố quan trọng bậc nhất khi quán/shop áp dụng phần mềm. Nếu bạn gặp một nhân viên tư vấn bán hàng khéo léo, ăn nói như chim hót mà không nói sự thật, không thẳng thăn thì bạn rất dễ chi tiền mua phần mềm rồi tiền mất tật mang, rất nhiều chủ quán, chủ shop đã gặp tình trạng này.
Làm phần mềm đòi hỏi tính chuyên môn và chính xác, một người setup và hướng dẫn có kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực sẽ giúp bạn khâu tính tiền, bán hàng và quản lý kho hàng, thu chi, công nợ rất chuẩn xác và dễ dàng. Thường thấy một bạn tư vấn non nớt, đôi khi là sinh viên vừa ra trường bán phần mềm bán hàng cho bạn rồi setup, hướng dẫn quy trình quản lý cho bạn, trong khi đó bạn là người đã trải nghiệm nhiều, hãy thử nghĩ xem có gì đó sai sai ở đây không, bạn cần người hỗ trợ là chuẩn chỉ chứ bạn đâu cần người non choẹt hướng dẫn những cái không thích hợp có phải không.
Cách để nhận biết người trực tiếp setup, hướng dẫn phần mềm bán hàng là có chuyên môn sâu săc hay không, có kinh nghiệm thực tiễn hay không thì chỉ cần vài câu hỏi khi trao đổi, tin rằng bạn sẽ nhận ra ngay. Hãy tìm đúng người có thể hỗ trợ và đồng hành cùng bạn trong việc quản lý cho việc kinh doanh bằng phần mềm, vì sai lầm là trả giá bằng tiền thậm chí là rất nhiều tiền đấy.
4. Về chi phí làm phần mềm quản lý bán hàng phải phù hợp với tài chính, linh hoạt phương thức thanh toán
Một bộ máy tính tiền thường bao gồm máy vi tính (máy bàn hay laptop đều dùng được), máy in bill thanh toán và phần mềm quản lý kinh doanh. Do đó tổng hợp chi phí phải tính đầy đủ các yếu tố này. Một số công ty làm phần mềm quản lý sẽ yêu cầu lắp đặt trọn bộ của riêng họ, một số công ty khác thì không vì có thể tận dụng những máy móc đã có sẵn của quán, ví dụ tận dụng máy vi tính có sẵn chẳng hạn để tiết kiệm một số chi phí.
Việc bạn lựa chọn nhà cung cấp bộ giải pháp quản lý bán hàng như thế nào cho phù hợp với nhu cầu của bản thân, với chi phí đầu tư của quán nữa. Hãy đề xuất công ty làm phan mem quan ly ban hang đưa ra các lựa chọn để bạn có cái nhìn tổng quan mà lựa chọn cho phù hợp.
- Bạn cần được tư vấn chuyên nghiệp, hiểu rõ kinh doanh và am tường chuyên môn phần mềm quản lý kinh doanh?
Hãy gọi ngay Hotline/Zalo 0906.799.838 (mr Trung Hiếu) để gặp người có hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phần mềm quản lý.
Nhận lắp đặt phần mềm trên toàn quốc, thời gian thi công chỉ trong 1 ngày là hoàn thành.
Bảo hành bảo trì, cập nhật mới miễn phí trong suốt quá trình sử dụng phần mềm bán hàng DanTriSoft.
Làm phần mềm bán hàng cho quán ăn, nhà hàng tại Tân An, Long An
Theo chia sẻ từ Rimsociu và Cao Trung Hiếu - DanTriSoft
