Lĩnh vực kinh doanh ăn uống có đặc thù là có định lượng món ăn, thức uống bên cạnh việc thương mại hàng hóa nên việc quản lý kho hàng phức tạp hơn so với lĩnh vực mua hàng hóa sao bán hàng hóa vậy. Việc quản lý kho hàng phức tạp nếu làm bằng phương pháp thủ công sổ sách, hay bằng file excel, vì phức tạp nên đây là lỗ hổng khó kiểm soát đối với người chủ quán. Bài chia sẻ này tôi sẽ hướng dẫn cách quản lý định lượng món ăn, thức uống, cách tính giá vốn thành phẩm theo từng tháng để đo lường lợi nhuận bán hàng với phần mềm quản lý định lượng DanTriSoft dành cho lĩnh vực F&B.
 |
| Quản lý định lượng món ăn, thức uống bằng phần mềm DanTriSoft |
Ví dụ thực tế làm định lượng món ăn, thức uống
Đầu tiên tôi lấy một ví dụ thực tế của một nhà hàng hải sản như sau:
Một ví dụ về việc khai báo thông tin hàng hóa và công thức định lượng cho nhà hàng hải sản:
Ví dụ 1: Nhà hàng nhập Cua biển theo đơn vị tính kg để kinh doanh, trong menu có món Lẩu cua biển. Khi bán hàng theo các bước: khách chọn cua => cân kg => chế biến theo yêu cầu => tính tiền theo kg cân cua. Ví dụ khách chọn mua 1,85 kg cua biển và dùng món lẩu cua biển với giá niêm yết là 500.000đ/kg. Để làm đúng cho việc khai báo định lượng ta làm như sau:
+ Khi khai báo thông tin hàng hóa ta làm: khai báo món Cua biển là nguyên vật liệu (NVL) đơn vị tính là kg, khi nhập kho sẽ nhập là kg. Khai báo món Lẩu cua biển là thành phẩm đơn vị tính là cái/nồi giá bán 500.000 đ/cái.
+ Cách khai báo công thức định lượng: 1 Lẩu cua biển = 1 kg Cua biển.
+ Khi bán hàng: lên món Lẩu cua biển thì ở cột số lượng sẽ gõ đúng theo khối lượng thực tế cân cua, ví dụ ở trên là gõ 1,85 kg. Phần mềm sẽ tự động lấy số lượng * giá bán = thành tiền tức 1,85 kg * 500.000 đồng/kg = 925.000 đồng.
+ Nhờ khai báo công thức định lượng trên thì hệ thống sẽ tính toán là kho hàng sẽ trừ đi đúng bằng 1,85 kg nguyên vật liệu Cua biển khi bán nồi Lẩu cua biển vừa rồi. Chú ý: công thức định lượng sẽ được phần mềm DanTriSoft tự động tính toán vào 0h - 5h sáng mỗi ngày.
Ví dụ 2: Nhà hàng nhập Cua biển theo đơn vị tính kg để kinh doanh, trong menu có món Nồi nước lẩu cua 100.000 đồng và Cua biển giá 500.000 đồng/kg được tính riêng. Khi bán hàng theo các bước: khách chọn cua => cân kg => chế biến theo yêu cầu => tính tiền theo kg cân cua. Ví dụ khách chọn mua 1,85 kg cua biển để làm món lẩu cua biển. Để làm đúng cho việc khai báo định lượng ta làm như sau:
+ Khi khai báo thông tin hàng hóa ta làm: khai báo món Cua biển là hàng hóa (HH) đơn vị tính là kg, giá bán là 500.000 đồng/kg, khi nhập kho sẽ nhập là kg. Khai báo món Nồi lẩu cua biển là thành phẩm đơn vị tính là cái/nồi giá bán 100.000 đ/cái.
+ Khi bán hàng sẽ order như sau: 01 Nồi nước lẩu cua giá 100.000 đồng và 1,85kg Cua biển giá 500.000 đồng/kg
+ Cách khai báo công thức định lượng: chỉ cần khai báo định lượng món Nồi nước lẩu cua biển (nếu cần).
=> Với cách thức nhập liệu này phần mềm sẽ tự động trừ kho là 1,85 kg Cua biển và chạy công thức tính định lượng với nồi nước lẩu cua biển nếu có khai báo định lượng.
Ai sẽ là người đưa ra công thức định lượng?
Công thức định lượng món ăn thức uống phải được người chế biến (đầu bếp) và người chủ/quản lý thống nhất để đưa ra một công thức chuẩn. Nhờ việc định lượng chuẩn mà ra được giá thành món bán ra, có giá thành để làm cơ sở để định giá cho menu.
Công thức định lượng có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn thời gian khác nhau.
Giá vốn nhập mua nguyên vật liệu biến động theo thời gian nên giá thành món bán ra cũng sẽ thay đổi theo biến động theo giá mua nguyên vật liệu, nếu tính toán giá thành bằng phương pháp thủ công thì số liệu sẽ không được chính xác theo thời gian, khi đó dùng phần mềm tính toán tự động là cách tối ưu nhất.
 |
| Chủ quán/quản lý và người đầu bếp sẽ thống nhất công thức định lượng |
Phương pháp quản lý định lượng món ăn thức uống bằng phần mềm tự động
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng chức năng tính định lượng và tính giá vốn của phần mềm DanTriSoft, việc tính toán sẽ được phần mềm tự động hóa nhằm giúp có số liệu chính xác theo thời gian thực một cách đơn giản không phức tạp như cách làm truyền thống thủ công.
Khai báo định lượng
- Đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có 2 dạng hàng bán: hàng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting... và hàng bán có công thức tính định lượng, tức là món hàng bán ra được tạo ra từ một loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào đó, ví dụ cafe đá được tạo ra từ bột cafe, Sting sữa được tạo ra từ sting và sữa... Do đó khâu khai báo thông tin hàng hóa cần làm theo đúng định nghĩa sau để check chọn cho chính xác:
* Hàng hóa: là thông tin món hàng bán ra theo dạng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting...
* Thành phẩm: là thông tin ở menu được bán ra nhưng không phải là hàng hóa vì thành phẩm được tạo thành từ Nguyên vật liệu hay Hàng hóa, ví dụ: cafe đá là thành phẩm vì được tạo ra từ Nguyên liệu cafe bột với định lượng 1kg cafe bột = 40 ly cafe đá, sting sữa là thành phẩm & nó được tạo ra từ hàng hóa là Sting & nguyên vật liệu là sữa với công thức định lượng sting sữa = 1 sting lon + 0.01kg sữa.
* Nguyên vật liệu: là cái cần quản lý kho nhưng không có bán ra, ví dụ cafe bột, thịt, trứng...
Khai báo công thức định lượng
Việc khai báo công thức định lượng đóng vai trò rất quan trọng với việc quản lý kho hàng nguyên vật liệu và thành phẩm. Thông thường công thức định lượng này được bếp/bar cung cấp để quán tính giá thành và ta dùng nó để nhập vào phần mềm.
Hướng dẫn quản lý tính định lượng hàng hóa
- Vào menu Kho hàng >> Khai báo định lượng để thiết lập công thức. Cần hiểu rõ bản chất việc khai báo định lượng để khai báo chính xác.
(1) Nhập công thức định lượng vào phần mềm: ví dụ bartender đưa công thức 1 ly cafe đá/nóng = 0,25kg bột cà phê (tức 1 kg cà phê làm được 40 ly cafe) + 1 gói đường nhỏ.
(2) Nhập thời gian áp dụng công thức này (tức công thức này bắt đầu có hiệu lực vào ngày nào).
(3) Khi bán hàng hệ thống phần mềm sẽ tính toán định lượng để quản lý kho cho chuẩn xác (thông thường việc tính định lượng sẽ được hệ thống phần mềm tính toán tự động vào cuối ngày).
Chú ý: Trường hợp tính định lượng nhưng hệ thống phần mềm chưa tính ra được kết quả thì Dân Trí Soft sẽ tự động chạy tính toán công thức định lượng vào khoảng thời gian từ 0h - 5h30 sáng hôm sau, vì công thức phức tạp đòi hỏi tài nguyên tính toán lớn từ hệ thống máy chủ. Do đó việc xem báo cáo chính xác nhất là khi chưa phát sinh nghiệp vụ bán hàng của ngày hôm sau. Khi bán hàng thì phần mềm chỉ tính trừ kho cho danh mục được chọn là hàng hóa (theo thời gian thực), còn những thành phẩm và nguyên vật liệu sẽ được tính toán định lượng sau.
 |
| Form khai báo thông tin công thức tính định lượng |
Tính giá vốn và tính định lượng
Về logic thì để công thức tính toán chuẩn xác thì cần Tính định lượng trước, sau đó mới nhấn Tính giá vốn, từ khâu tính toán này phần mềm DanTriSoft sẽ cập nhật ở các báo cáo có liên quan. DanTriSoft sử dụng phương pháp tính giá vốn là bình quân gia quyền theo chuẩn mực kế toán và cũng là phương pháp được áp dụng phổ biến nhất tại Việt Nam.
1. Để tính giá vốn hàng bán thì bắt buộc phải vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn: chọn tháng cần tính giá vốn rồi nhấn vào Tính giá vốn, công thức sẽ được máy chủ tính toán & thường tính toán không quá 1 phút. Sau khi Tính giá vốn xong, hãy kiểm tra cột giá trị (số tiền) ở các báo cáo sẽ thấy có sự thay đổi.
 |
| Thực hiện chức năng Tính định lượng và giá vốn |
2. Chạy công thức tính định lượng cho hệ thống: Trường hợp tính định lượng nhưng hệ thống phần mềm chưa tính ra được kết quả thì phần mềm Dân Trí Soft sẽ tự động chạy tính toán công thức định lượng vào khoảng thời gian từ 0h - 5h sáng, vì đòi hỏi tài nguyên tính toán lớn từ hệ thống máy chủ. Do đó việc xem báo cáo chính xác nhất là khi chưa phát sinh nghiệp vụ bán hàng của ngày hôm sau. Khi bán hàng thì phần mềm chỉ tính trừ kho cho danh mục được chọn là hàng hóa (theo thời gian thực), còn những thành phẩm và nguyên vật liệu sẽ được tính toán định lượng sau.
Chia sẻ từ anh Cao Trung Hiếu - người sáng lập và điều hành DanTriSoft
