Triển khai ERP coi chừng tiền mất tật mang, doanh nghiệp cần lưu tâm

Trong thời gian làm các dự án triển khai hệ thống quản lý IMPAC khu vực Asean, Vietnam thì cũng gặp khá nhiều DN đã triển khai ERP thì kết quả sơ bộ là:
- 20% làm giữa chừng bỏ, mất tiền.
- 50% làm chạy cà giựt cà tang, toàn bộ DN mệt mỏi chạy theo hệ thống, không thể hoàn tất các module 1 cách chuẩn mực đặc biệt là planning và kế toán sau khi go live cả năm trời gây double work.
- 20% chạy tương đối ổn nhưng vẫn struggle vấn đề duy trì hệ thống do nhân sự thay đổi, mở rộng scope, định mức thay đổi
- 10% khai thác tốt sức mạnh của ERP, hài lòng.
Song song với công việc Impac thì đến bây giờ cũng là gần 7 năm ngồi phụ trách IT Operation cho P&G Việt Nam, support các thể loại thì mình luôn khẳng định là ERP là backbone cho mọi hoạt động của tập đoàn này. Nhưng khi triển khai các DN local thì kết quả không như mong đợi.

Thực trạng triển khai ERP dưới góc nhìn dứoi góc độ người làm trong lĩnh vực IT cũng khá nhiều người đã chia sẻ

Dưới góc độ Operation Management, quản trị Tác nghiệp và kinh nghiệm ngồi lì dưới xưởng sản xuất các thể loại 8-10h/ ngày thì mình có vài quan điểm tại sao ERP gặp khó khăn và khó thành công trọn vẹn khi triển khai ở Việt Nam:

1. Nhận thức của chủ DN sai về ERP: tham khảo và nghe ERP như là công cụ, hệ thống quản lý thần thánh, triển khai xong là DN sẽ điều hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí, chất lượng tốt.... Điều này sai hoàn toàn.

Lấy 1 ví dụ về quản lý hệ thống giao thông. Anh mang nguyên bộ luật, phương pháp làm việc của trời Tây về Việt Nam áp dụng để mong muốn tình hình giao thông tốt như họ.

OK. Mọi qui tắc, luật lệ trong hệ thống điều hành đều chuẩn mực.... nhưng khi áp dụng ở Việt Nam thì gặp các vấn đề:

- Ý thức, tư duy của người tham gia giao thông giữa Việt Nam thiên đường & Tư bản giãy chết khác nhau => phát sinh các hệ luỵ, implications "không có trong sách", thế là mỗi ông customise 1 kiểu. Mà 1 dự án nguyên bản đi customise cả trăm món thì nó mất đi bản chất của nó. Chưa kể làm xong thì tính tuân thủ, thay đổi thói quen cũng là yếu tố then chốt quyết định thành công.

2. Ý thức làm việc: Để có ý thức, thái độ tốt thì 1 quốc gia, cộng đồng, tập thể cần rất nhiều năm xây dựng nên chứ không thể vài tháng triển khai dự án ERP là xong. Nhiều anh cứ bảo bọn Nhật làm kiểu này, kiểu kia Toyota TPS, lean... nên áp dụng sẽ có kết quả như ý dù các bài kaizen,5S, 6 sigma, kanban, jit, smed.... đã đi hết sạch. Nhưng thực tế không như mong đợi kể cả cho thằng người Nhật qua triển khai. Cần có cách tiếp cận khác vì đơn giản ý thức, thái độ làm việc của người Việt Nam khác Nhật. Người Nhật họ rất ít tốn chi phí cho việc kiểm soát vì ý thức tự giác cao. => key point trong quản trị là kiểm soát hành vi người lao động.

3. Quan trọng hơn, ít người để ý là dùng ERP không khéo thì không khác gì "thò tay tự thắt cổ mình" mà không hay. Trở về vd với bộ luật, phương pháp quản lý giao thông trên. Vâng, họ đều qui định chỗ nào nên có đèn tín hiệu, biển báo qui tắc... để đảm bảo an toàn giao thông. Nhưng:

- chỗ này đèn đỏ bao nhiêu giây s để tối ưu dòng lưu thông ? (vd có 15,000 nút giao thông...)
- chỗ này nên cắm biển hạn chế tốc độ 50km/h hay 80 km/h ( hàng nghìn con đường cần cắm bảng chỉ dẫn, thông báo... cắm sai bảng là gây thiệt hại chi phí xã hội, gây ức chế cho người lái )
- chỗ này nên cho quay đầu hay cấm, một chiều hay 2 chiều....

=>Hàng nghìn các luật lệ và thông số đầu vào (định mức, tiêu chuẩn) để đưa vào thực tế. Bài toán và vấn đề phát sinh ở đây:

- Người triển khai không hiểu sâu về operation, business nạp vào hệ thống số không chính xác. Thông thường các định mức này phải là BDP (best demonstrated performance). Ví dụ: thông số máy móc, công suất, output, định mức nguyên vật liệu, công đoạn... với các ngành items phức tạp make to order, các đơn hàng không giống nhau như gỗ nội thất, glassware, molding injection, cơ khí chế tạo máy.... thì hầu như các bạn làm ERP "đều bó tay" vì không thể kiểm soát được các thông số tính toán ngày công, công đoạn để tính chính xác thời gian, nguyên vật liệu.... Ngay cả không triển khai ERP thì 90% DN Việt Nam cũng đã mất kiểm soát các định mức này. Nên thông số đầu vào sai hoặc không chính xác sẽ khiến toàn bộ hệ thống vận hành của DN bị trục trặc hoặc under-utilization về resource, không khai thác hết hiệu quả của nguồn lực đầu vào.

Ví dụ: có thể làm được 10 sp/h mà ông planning đưa cho số 7 sp/h thì vô tình DN mất 30% năng suất. Hoặc ngày mai nhận đơn hàng 10,000 bộ bàn ghế thì ERP chạy ra được cái BOM, delivery time chính xác 95% cũng là vấn đề hóc búa đấy. Chưa kể vấn đề quality, năng suất thì ERP hoàn toàn không chủ động kiểm soát được mà cần các hệ thống khác hỗ trợ...

Thông thường các dự án IMPAC mất trung bình 2-5 tháng tập trung để xây dựng tất cả norm, tiêu chuẩn và planning ( production/ inventory control/ material requirement/ maintenance) cho DN và total 10 tháng để đảm bảo công nhân, người lao động thay đổi behavior, working practice, sử dụng tốt các công cụ kiểm soát để có thể đạt được norm mới này chứ không đơn giản là đưa số rồi ép kpis/ kvi... là chạy ra được. Chưa kể triển khai các tools để phục vụ continous improvement xử lí các phát sinh mới. Nên mong chờ các chuyên gia triển khai ERP thì hên ít xui thì nhiều. DN cùng ngành, cùng máy móc thì số liệu vẫn thường hoàn toàn khác nhau.

Tóm lại:
- 1 dự án ERP khoảng 1,5 triệu USD ++, nên mua dự án IMPAC chỉ khoảng 250-500K $ mà lại có cam kết money back tiết kiệm chi phí điều hành lên đến 25% ROI 250%++, không đầu tư IT, máy móc... chỉ cần tăng năng lực quản lý là đủ. Khi con người, qui trình, norm, behavior change ...đầy đủ thì làm ERP sẽ khai thác tối đa hệ thống.

- Mua Ferrari đi thì nên đảm bảo đường xá và tài xế có kinh nghiệm, lái trên đường làng với tài xế công nông thì làm mất giá trị chiếc xe hoặc khai thác không hiệu quả.

- Nuôi hoa hậu, siêu xe thì phải xác định chi phí tốn kém cho việc bảo dưỡng, trùng tu nhan sắc. Hệ thống support phải mạnh kèm theo đầu tư lớn, không thể để anh thợ máy công nông không đào tạo bài bản đi sửa Fer được mà phải thuê thằng khoai Tây bay qua mà bảo trì... Bù lại, mọi thứ sẽ rất tuyệt vời khi được chăm sóc đúng cách.

Vài dòng trong lúc cafe sáng cuối tuần trước khi bắt đầu dự án Impac vào đầu tháng 11.

Hơi bất ngờ mỗi khi đi gặp khách hàng thì các bác bảo Impac triển khai hệ thống ERP hả? No No (.)(.). Năm 2017 cần phải nhờ sự giúp đỡ từ các cao thủ Marketing rồi đây

Quan điểm cá nhân.

Bài chia sẻ từ facebook Nam Hoàng
Đăng nhận xét